Integritetspolicy för Kinvest

Version 1.0 – senast uppdaterad 19 juli 2026

Denna integritetspolicy beskriver hur personuppgifter behandlas i den webbaserade fastighetsförvaltningstjänsten Kinvest (”Tjänsten”).

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Aihio Partners Oy är personuppgiftsansvarig för uppgifter som avser Kinvest-konton, användaradministration, kundkontakt, tjänstens säkerhet och den egna verksamheten.

När en kund använder Tjänsten för att behandla uppgifter om sina hyresgäster, medhyresgäster, kontaktpersoner eller andra personer bestämmer kunden varför och hur dessa uppgifter behandlas. Kunden är då personuppgiftsansvarig och Aihio Partners Oy är personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdesvillkoren finns i avsnitt 15 i användarvillkoren.

2. Vilka uppgifter behandlas?

Beroende på hur Tjänsten används kan följande uppgifter behandlas:

• konto- och användaruppgifter, såsom namn, e-postadress, organisation, lösenordshash, roll och godkännande av villkor;
• kund- och supportuppgifter samt meddelanden som skickas till Aihio Partners Oy;
• fastighets-, hyres-, avtals-, faktura-, lån-, underhålls- och kalkyluppgifter;
• hyresgästers och medhyresgästers namn, kontaktuppgifter och, om kunden väljer att ange det, personbeteckning;
• uppladdade dokument, logotyper, bilder och genererade rapporter;
• tekniska uppgifter, såsom IP-adress, tidpunkt, webbläsaruppgifter, begärande-id, använda funktioner och felhändelser;
• uppgifter som behövs för lösenordsåterställning och säkerhetskontroller.

Kunden ska inte föra in fler personuppgifter än vad som behövs för fastighetsförvaltningen. Fullständig personbeteckning bör endast behandlas när kunden har ett dokumenterat och lagligt behov.

3. Ändamål och rättslig grund

Aihio Partners Oy behandlar uppgifter för att:

• skapa och administrera konton samt tillhandahålla Tjänsten – fullgörande av avtal;
• ge support, kommunicera om Tjänsten och hantera kundrelationen – fullgörande av avtal och berättigat intresse;
• skydda Tjänsten, förebygga missbruk, felsöka och upprätthålla driftsäkerhet – berättigat intresse;
• utveckla Tjänsten med hjälp av sammanställd användnings- och felinformation – berättigat intresse;
• uppfylla bokförings-, myndighets- och andra lagstadgade skyldigheter – rättslig förpliktelse.

Det berättigade intresset är att tillhandahålla, administrera och skydda en tillförlitlig tjänst. Aihio Partners Oy säljer inte personuppgifter och använder inte kundens hyresgästdata för egen direktmarknadsföring.

4. Varifrån kommer uppgifterna?

Uppgifterna kommer främst från användaren, användarens organisation och det material som användaren för in i Tjänsten. Tekniska uppgifter uppstår när Tjänsten används. Uppgifter om hyresgäster och andra registrerade lämnas normalt av den kund som administrerar fastigheten.

5. Mottagare och underleverantörer

Uppgifter får behandlas av behörig personal hos Aihio Partners Oy och av leverantörer som behövs för drift, databas, säkerhetskopiering, e-post och teknisk support. Leverantörerna får endast behandla uppgifter enligt avtal och dokumenterade instruktioner.

Aktuell leverantörsförteckning:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Tyskland – hosting, serverdrift, databas och serverbackup. Kinvests produktionsserver är placerad i Helsingfors, Finland.
• Leverantör för utgående e-post: ännu inte aktiverad. Förteckningen uppdateras innan e-postfunktionen tas i bruk.

Väsentliga ändringar av underleverantörer meddelas kunderna i förväg när det är praktiskt möjligt.

Uppgifter kan även lämnas ut när lag, domstolsbeslut eller behörig myndighet kräver det, eller när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

6. Överföringar utanför EES

Tjänsten ska i första hand använda behandling inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om en leverantör medför överföring utanför EES används en laglig överföringsmekanism, såsom Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler, samt kompletterande skyddsåtgärder när det behövs.

7. Lagringstider

• Kontouppgifter och kundmaterial sparas medan kundrelationen eller pilotdeltagandet pågår.
• Efter avslutat konto raderas eller anonymiseras uppgifter normalt inom 90 dagar, om de inte måste sparas längre enligt lag, för att hantera ett krav eller enligt kundens dokumenterade instruktion.
• Säkerhetskopior kan finnas kvar i högst 90 dagar efter radering ur det aktiva systemet och skrivs därefter över enligt backupcykeln.
• Lösenordsåterställningslänkar upphör att gälla efter en timme.
• Tekniska fel- och säkerhetsloggar sparas normalt i högst 90 dagar, men kan sparas längre när en säkerhetsincident utreds.
• Uppgifter som omfattas av bokförings- eller annan lagstadgad lagringsskyldighet sparas under den tid lagen kräver.

8. Säkerhet

Aihio Partners Oy använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat behörighetskontroller, kontoseparering, krypterad anslutning i produktion, lösenordshashning, säkerhetskopiering, begränsad filåtkomst, loggning och uppdatering av programvara. Åtkomst ges endast till personer som behöver uppgifterna för sitt arbete. Ingen internetbaserad tjänst kan dock garanteras vara helt riskfri.

9. Automatiserade beslut och profilering

Kinvest fattar inte beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder enbart genom automatiserad behandling. Kalkyler, betyg och prognoser är beslutsstöd och ska kontrolleras av användaren.

10. Cookies och lokal lagring

Tjänsten använder webbläsarens lokala lagring för nödvändiga funktioner, såsom inloggningssession, språkval och användarinställningar. Kinvest använder för närvarande inte reklamcookies eller tredjepartsspårning. Om analys- eller marknadsföringscookies införs uppdateras denna policy och samtycke inhämtas när lagen kräver det.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan, beroende på situationen, begära tillgång till sina uppgifter, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet eller invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. En begäran skickas till info@kinvest.fi. Identiteten kan behöva verifieras innan begäran genomförs.

Om begäran gäller uppgifter som en Kinvest-kund har registrerat om sin hyresgäst eller annan person ska begäran i första hand riktas till kunden, eftersom kunden är personuppgiftsansvarig. Aihio Partners Oy hjälper kunden att besvara begäran.

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till Dataombudsmannens byrå i Finland, tietosuoja.fi.

12. Personuppgiftsincidenter

Misstänkt obehörig åtkomst, förlust eller annat dataskyddsproblem ska omedelbart rapporteras till info@kinvest.fi. När Aihio Partners Oy agerar personuppgiftsbiträde underrättas den berörda kunden utan onödigt dröjsmål efter att en incident har konstaterats.

13. Ändringar

Policyn kan uppdateras när Tjänsten, leverantörerna eller lagkraven förändras. Den aktuella versionen finns alltid på denna sida. Väsentliga ändringar meddelas registrerade kunder via Tjänsten eller e-post innan de träder i kraft när det är möjligt.